Privatlivspolitik

Grundejerforening Solbakken i Hasle 8210.

Foreningens webstedsadresse er: https://solbakken8210.dk.

Foreningen behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har foreningen vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan foreningen behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Foreningen behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Foreningen behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og foreningen sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige.

Bestyrelsen er foreningens øverste ledelse, og dermed er bestyrelsen foreningens dataansvarlige.

Hvilke personlige data foreningen indsamler og hvorfor de indsamles

Medlemsoplysninger: 

  • Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse, foto, etc. 

Her samler foreningen oplysningerne fra:

  • Indmeldelses- og opdaterings/formularen
  • Debatfora siderne

Foreningens formål med behandling af medlemmets personoplysninger 
Foreningen behandler personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund (hjemmel). 

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er: 

  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev 
  • At foreningen kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem 
  • At administrere medlemmets relation til foreningen 
  • Etc. 

Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser 
I det omfang foreningen behandler medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

  • At oprette og opdatere foreningens medlemskartotek
  • At håndtere medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter 
  • At medlemmet kan opfylde sine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv. 
  • At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter 
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen 
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
  • At oprette og opdatere et login til foreningens hjemmeside

Samtykke 

Når foreningen behandler oplysninger om medlemmet, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end medlemmets samtykke. Foreningen indhenter derfor kun medlemmets samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 

Hvis foreningen indhenter medlemmets samtykke, er det frivilligt, om medlemmet vil give samtykke, og medlemmet kan til enhver tid trække det tilbage ved at give bestyrelsen besked om det. 

Foreningen indhenter ikke oplysninger om personer ud over de(n) der registreres som repræsentant for den medlemsberettigede hustand. 

Kommentarer

Når besøgende skriver kommentarer på webstedet, indsamler foreningen de data, som vises i kommentarformularen, og også den besøgendes IP-adresse og browserens user agent string for at hjælpe med at opdage spam.

En anonymiseret streng som er oprettet ud fra medlemmets e-mailadresse (også kaldet et hash), kan leveres til Gravatar tjenesten for at se om medlemmet bruger denne. Gravatar tjenestens privatlivspolitik er tilgængelig her: https://automattic.com/privacy/. Efter godkendelse af medlemmets kommentar, vil medlemmets profilbillede være synligt for offentligheden sammen med medlemmets kommentar.

Medier

Hvis medlemmet uploader billeder til webstedet, så bør medlemmet undlade at uploade billeder med indlejrede lokalitetsdata (EXIF GPS) inkluderet. Besøgende på webstedet kan downloade og udtrække alle lokalitetsdata fra billeder på webstedet.

Foreningen vil tage fotos ved forskellige af foreningens arrangementer, og i den forbindelse forbeholde sig retten til at bruge disse på foreningens forskellige medier herunder hjemmeside og facebookside. Såfremt et medlem mener at bestemte billeder ønskes fjernet fra disse medier af personlige årsager, vil det naturligvist blive fjernet ved først kommende lejlighed bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på dette forhold.

Kontaktformularer

Hjemmesidens kontaktformular gemmer ikke oplysninger i foreningens datasystemer, men kontaktformularen benytter en reCaptcha funktionalitet fra Google. Dette gøres for at undgå spam meddelelser fra web-robotter. Betingelserne for benyttelse af denne funktion fremgår af følgende:
Privacy Policy, Terms of Service

Cookies

Hvis medlemmet skriver en kommentar på foreningens websted, kan medlemmet vælge at gemme sit navn, e-mailadresse og websted i cookies. Disse er til medlemmets bekvemmelighed, så medlemmet ikke skal udfylde sine oplysninger igen, når medlemmet skriver endnu en kommentar. Disse cookies vil holde i et år.

Hvis medlemmet har en konto, og medlemmet logger ind på dette websted, vil foreningen opsætte en midlertidig cookie for at afgøre om medlemmets browser accepterer cookies. Denne cookie indeholder ikke nogen personlige data og fjernes, når medlemmet lukker browseren.

Når medlemmet logger ind, vil foreningen opsætte en række cookies og gemme medlemmets logininformation og valg af skærmvisning. Login cookies holder i to dage, og skærmvalg cookies holder i et år. Hvis medlemmet vælger “Husk mig”, vil login holde i to uger. Hvis medlemmet logger ud af sin konto, vil login cookierne forsvinde.

Hvis medlemmet redigerer eller udgiver en artikel, vil en yderligere cookie blive gemt i medlemmets browser. Denne cookie indeholder ikke nogle personlige data og opgiver simpelthen indlægsID på den artikel, medlemmet lige har redigeret. Den udløber efter 1 dag.

Indlejret indhold fra andre websteder

Artikler på dette websted kan indeholde indlejret indhold (f.eks. videoer, billeder, artikler osv.). Indlejret indhold fra andre websteder opfører sig på nøjagtig samme måde, som hvis den besøgende har besøgt det andet websted.

Disse websteder indsamler måske data om medlemmet, bruger cookies, indlejrer ekstra tredjeparts sporing, og overvåger medlemmets interaktion med dette indlejrede indhold, heriblandt at spore medlemmets interaktion med indlejret indhold, hvis medlemmet har en konto og en logget ind på det websted.

Hvem foreningen deler medlemmets data med

Foreningen viderebringer ikke oplysninger om medlemmet til andre uden for foreningen – f.eks. til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

Hvor længe foreningen gemmer medlemmets data

Medlemsskab af foreningen:
Ved udmeldelse af foreningen slettes alle oplysninger senest 1 år efter udmeldelse.

Brugerprofil på hjemmesiden:
Hvis medlemmet skriver en kommentar, så bliver kommentarer og dens metadata bevaret på ubestemt tid. Dette er så foreningen kan genkende og godkende enhver opfølgende kommentar automatisk i stedet for at have dem i en moderationskø.

For brugere som opretter sig på foreningens websted (om nogen), gemmer foreningen også den personlige information de giver til deres brugerprofil. Alle brugere kan se, redigere, eller slette deres personlige information til enhver tid (med den undtagelse at de ikke kan ændre deres brugernavn). Webstedets administratorer kan også se og redigere den information.

Hvilke rettigheder har medlemmet over sine data

Når foreningen behandler medlemmets oplysninger, har medlemmet iflg. persondataforordningen en række rettigheder: 

  • Medlemmet har ret til at blive oplyst om, at foreningen behandler oplysninger om sig – det er det foreningen oplyser medlemmet om i denne privatlivspolitik (som forening har foreningen oplysningspligt) 
  • Medlemmet har ret til at få indsigt i de oplysninger foreningen behandler om sig (indsigtsret) 
  • Medlemmet har ret til at få urigtige oplysninger om sig berigtiget (retten til berigtigelse) 
  • Medlemmet har ret til at få oplysninger om sig slettet (retten til at blive glemt) 
  • Medlemmet har ret til at gøre indsigelse mod, at sine oplysninger anvendes til markedsføring 
  • Medlemmet har ret til at flytte sine oplysninger – dvs. at foreningen skal udlevere de oplysninger foreningen har om medlemmet i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet) 

Medlemmet kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende sig til bestyrelsen.

Henvender medlemmet sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Medlemmet kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af sine personoplysninger. 

Hvis medlemmet har en brugerprofil på dette websted, eller har skrevet kommentarer, kan medlemmet bede om en eksporteret fil med de personlige data foreningen har liggende om sig, heriblandt alt data, medlemmet har givet os. Medlemmet kan også bede om, at foreningen sletter alle personlige data, foreningen har om sig. Dette indbefatter ikke nogen form for data, som foreningen er forpligtede til at gemme af administrative, lovmæssige eller sikkerhedsmæssige grunde.

Hvor foreningen sender medlemmets data

Besøgendes kommentarer/formularer kan muligvis blive kontrolleret af en automatisk spam-genkendelse tjeneste som f.eks. Googles reCaptcha funktion beskrevet under punktet Kontaktformular.

Really Simple SSL og Really Simple SSL plugins bearbejder ikke nogle personlige identificerbare oplysninger, så GDPR’en anvendes ikke til disse plugins eller brug af disse plugins på dit websted. Du kan finde vores privatlivspolitik her.

Yderligere information

Hvordan foreningen beskytter medlemmets data

Data gemmes på foreningens hosting udbyder One.com.

Hvornår handler One.com som dataansvarlig?

One.com handler som dataansvarlig for foreningen ift. de personlige oplysninger der gives i forbindelse med registrering til One.com’s service. One.com er kun dataansvarlig for disse oplysninger.

Hvornår handler One.com som en databehandler?

One.com fungere som databehandler for alle oplysninger som fremgår af hjemmesiden og tilknyttede databaser, hvor disse data gemmes på One.com’s servere. Foreningen er dataansvarlig for disse oplysninger og har indgået en Databehandlingsaftale med One.com som databehandler. Sammen med One.com’s opdaterede politik for beskyttelse af personlige oplysninger, udgør dette fundamentet for foreningens behandling af personlige oplysninger hos One.com.

Hvilke databrudsprocedurer foreningen har på plads.

One.com datacentre er designet til at leve op til de højeste standarder for sikkerhed. Alle kundedata og systemdata sikres igennem en daglig fjernbackup af alle servere ved hjælp af en 10 Gbit privat fiber fiberforbindelse til et separat backupdatacenter, som er placeret 10 km fra hoveddatacentret. Backup er en sikring imod datatab som følge af fejl indenfor One.com’s kontrol.

Revision af privatlivspolitikken

Foreningen forbeholder sig ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når foreningen ændre privatlivspolitikken ændrer foreningen også datoen i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil medlemmet modtage meddelelse herom. 

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på foreningens hjemmeside. 

Mvh.

Bestyrelsen